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Administradora Analógica ou Digital? Qual é a Sua?

É possível continuar sendo analógica em um mundo completamente digital?

Essa é uma pergunta que as administradoras de condomínios precisam se fazer caso desejem manter-se competitivas no mercado.

Se pararmos para pensar que o cliente final das administradoras são os condôminos, é possível observar tranquilamente como o perfil deles mudou, bem como está em mudança o jeito de consumir e se relacionar.

Essas mudanças ou evoluções são perceptíveis, inclusive, na própria infraestrutura dos condomínios.  Na década de 1980, apartamentos grandes com quarto de empregada atendiam famílias com, em média, cinco ou mais habitantes. Hoje, os apartamentos estão cada vez menores e, em boa parte deles, há apenas um morador!

As necessidades dos novos condôminos e dos condomínios são diferentes das de antigamente.  A questão é: sua administradora está preparada para atendê-los?

Os principais problemas das administradoras analógicas

1- Atendimento ao cliente

Quando falamos em consumidor, o ponto mais sensível em todas as empresas é o atendimento.  É aqui também que as administradoras, como qualquer empresa, precisam dedicar atenção, porque o crescimento de experiências ruins pode gerar insatisfação dentro do condomínio, o que pode levar os condôminos a pedirem “a cabeça” da administradora para o síndico e o corpo diretivo, entregando os serviços para um concorrente. Afinal, tudo depende do voto deles.

Uma pesquisa realizada pela Octadesk e a Mindminers revela que 72% dos consumidores classificam o atendimento disponibilizado pelas empresas como mediano ou ruim.

Mas por que o atendimento é ruim na maioria das empresas?

Começa, geralmente, pelo elevado número de ligações que recebem, passa pela falta de pessoal especializado, e pelos poucos recursos tecnológicos para facilitar o atendimento qualificado.

Em uma administradora digital é possível atender algumas solicitações com o sistema de URA, que filtra e direciona a chamada para o atendimento adequado. Ligações, por exemplo, para pedir 2a via de boleto podem ter suas demandas resolvidas de forma autônoma sem interferência humana.

Vale ressaltar, que uma das expectativas do consumidor moderno é que o atendimento esteja disponível em vários canais além do telefone, como site e redes sociais. A mesma solicitação anterior, também pode ser resolvida por meio de chat, mensagens e chatbot nos canais digitais.

Um estudo da Gartner estima que até 2020, apenas 10% das interações entre consumidor e empresa serão realizadas por voz. A tendência da preferência é por transações e interações self-service via texto, mobile e mensagem.

Com o sistema de gestão de atendimento Atentum, a administradora digital tem a integração de todas as interações do condômino/síndico nas diferentes plataformas, permitindo oferecer um contato mais ágil e qualificado, e ainda de ter a possibilidade de antecipar necessidades e encantar o cliente!

2-Gestão de Documentos

A administração de condomínios é repleta de procedimentos obrigatórios, que envolvem diferentes etapas e, por consequência, muito papel.

Em uma administradora analógica o arquivamento correto, quase sempre é uma dificuldade, inclusive, pela necessidade de estrutura física e, diante da necessidade de algum documento, sempre é necessário dedicar um tempo para sua localização, até porque alguns são acessados por diferentes setores da empresa.

Na administradora digital, esses problemas são extintos e as facilidades aumentadas com o portal Webmínio, uma vez que, com apenas alguns cliques é possível localizar o documento,  já que os documentos ficam salvos nas nuvens e, inclusive, quando liberados, eles podem ser acessados por síndicos e condôminos por site e aplicativos, extinguindo a necessidade da interferência de um colaborador para, por exemplo, o envio de alguns documentos.

3- Controle Financeiro

Analisando as reclamações do site Reclame Aqui contra administradoras é possível perceber que boa parte delas está relacionada às questões financeiras como cobrança inadequada. Um típico problema de uma administradora analógica

Em uma administradora digital toda a gestão de cobrança pode ser realizada, praticamente, sem interferência humana.

Por exemplo: uma solicitação no aplicativo de reserva de um espaço, já inclui automaticamente a informação para o departamento financeiro, bem como, um possível cancelamento.

Em uma administradora digital, os gestores e os condôminos têm acesso à prestação de contas e documentos fiscais, apenas com alguns cliques e o síndico tem controle de saldo de contas correntes, relatório de inadimplência em seu smartphone.

Outro importante benefício do investimento em tecnologia nas administradoras é o aumento da percepção de transparência para os condôminos e por consequência, de confiança na administradora.

4– Aumento da Eficiência

A tecnologia traz importantes ganhos para profissionais da administradora digital, uma vez que, facilita o desenvolvimento das atividades, favorece o estabelecimento de processos bem definidos que contribuem efetivamente para a percepção de qualidade por gestores e condôminos, contribui ainda para a melhoria contínua e facilita as tomadas de decisões.

Como você leu, a tecnologia pode facilitar e muito o dia a dia do seu negócio e ainda contribuir significativamente para o aumento da satisfação dos seus clientes – síndicos e condôminos.

Saiba como podemos facilitar o seu caminho para a inovação, transformando a sua empresa em uma administradora digital. Fale conosco, é só escolher o melhor canal para você: