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Administradora: elimine a falta de organização de uma vez por todas.

Administrar um condomínio não é uma tarefa das mais simples; agora, imagine administrar cinquenta, cem, duzentos condomínios.
Quem faz parte desse heroico grupo de pessoas que trabalha em Administradoras de Bens e Condomínios sabe como essa missão diária pode ser complicada. Uma lista enorme de solicitações, tarefas e atividades que, muitas vezes, chegam todas ao mesmo tempo e podem trazer consigo a grande vilã da história: a falta de organização.
Por isso, separamos algumas atitudes simples que, se aplicadas no dia a dia de trabalho, podem eliminá-la, aumentar sua produtividade e ainda manter seus clientes satisfeitos.

 

Persistindo no erro

Solicitações de compras, emissão de 2ª via de boleto e documentos, atualização cadastral de proprietários e locatários, controle de mandato dos corpos diretivos, acompanhamentos financeiros… Ufa!
O erro aqui, porém, é achar que a memória, os bloquinhos de papel e cadernos de anotações são suficientes para gerenciar essa quantidade de atividades; e persistir nisso abre espaço para que a falta de organização chegue impactando a rotina de toda a equipe e, pior, a vida de quem trabalha e mora nos condomínios.

Tomando uma atitude

Como algumas pessoas costumam dizer, “o primeiro passo para melhorar é admitir que tem um problema”. Ter consciência de que algo está errado na gestão das demandas e encontrar os pontos falhos nos processos são etapas fundamentais para que se criem planos de melhoria e otimização da rotina da Administradora.
Feito isso, é hora de agir:

 

  • Planilhas: Faça uma lista de todos os serviços oferecidos pela administradora. Coloque cada um deles numa planilha diferente, mas dentro do mesmo documento do Excel, por exemplo. O aconselhável é que cada cliente da Administradora tenha o seu documento com as planilhas de serviços, assim é mais fácil acompanhar o que cada um deles solicitar. Não se esqueça de colocar todas as informações importantes, como data da solicitação, previsão para atendimento, etc.;
  • Cores: Associar cores às prioridades das solicitações, como vermelho, amarelo e verde, também ajuda na organização das atividades, já que traz um estímulo visual e chama a atenção da equipe para solicitações pendentes.
  • Lembretes: Crie “compromissos” no calendário do Outlook (ou outro gerenciador de e-mails) para cada solicitação recebida; adicione também lembretes para que nenhum prazo seja perdido e nenhum cliente esquecido;
  • Tarefas: Para conciliar as solicitações de clientes com as demais atividades da equipe, a gestão do tempo é fundamental. Por isso, crie uma lista de tarefas diárias. Elas podem ser feitas em planilhas, na aba “Tarefas” do Outlook ou no próprio calendário do e-mail.
  • Limpeza: Mantenha a área de trabalho do computador “limpa” e com os arquivos divididos por pastas. Essa é a melhor forma de encontrar documentos com mais agilidade e evitar a perda de arquivos importantes.

Outra forma de fazer uma gestão mais eficiente das atividades de uma Administradora, e eliminar de uma vez por todas a falta de organização, é através da adoção de aplicativos. Um bom exemplo, para otimizar a rotina de trabalho, não só no atendimento de solicitações, mas no controle das demandas, é o Atentum, da Athos.
E lembre-se: evite o uso de papéis. Além de ajudar na preservação do meio ambiente, uma Administradora com menos papéis é uma Administradora mais inteligente, com menos documentos perdidos e menos solicitações esquecidas.
Você conhece outras dicas para eliminar a falta de organização e melhorar a produtividade da equipe? Deixe seu comentário.

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