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O seu tempo está sendo roubado. Reaja!

Os seus dias cheios de compromissos revelam diariamente que o tempo é seu bem mais precioso. Na verdade, não só seu. É provável que a escassez do tempo seja, frequentemente, um dos pontos abordados em conversas em casa, na escola e trabalho. Mas, pior do que a sensação de que os dias estão passando mais rápidos, é a de não ter conseguido concluir o primeiro item agenda ao final do expediente. Onde foi parar o seu dia? Quem roubou o seu tempo?

“O tempo perdido não se encontra nunca mais.”

A frase é de um dos líderes da revolução americana, Benjamim Franklin. Agora, se ele já sabia disso no século XVII o que diria hoje ao deparar com sua lista de tarefas pessoais, profissionais e sociais?

 

A percepção dele poderia ser ainda mais intrigante ao conhecer a máxima usada no mundo corporativo “Tempo é dinheiro” e alguns ladrões sorrateiros de minutos e até de horas do relógio.

 

Ladrões do tempo

Alguns hábitos e situações corporativas são, também, conhecidos como desperdiçadores do tempo. Eles detonam com a sua produtividade sem que você perceba. Você sabe quais são eles?  Descubra e reaja a este furto.

Para facilitar vamos dividir os ladrões do tempo em comuns ou organizacionais.

 

Comuns

Estes ladrões podem atrapalhar os seus objetivos em todos os momentos, seja na vida pessoal, profissional e até social. Eles assumiram uma posição de importância no nosso dia a dia, porém, sorrateiramente podem consumir mais minutos do que realmente é necessário. São eles:

 

Celular

Certamente, você já sabia que ele estaria nesta lista. Ele chegou para agilizar as comunicações e facilitar, e muito, o nosso dia a dia. No entanto, quando não utilizado com moderação o celular assume o papel de um eficaz ladrão de tempo e de atenção, minando sua capacidade produtiva.

Sendo assim, quando programar dedicar algumas horas para o trabalho, estudo, curtir a família, sair com os amigos ou qualquer outra atividade, é válido: desligá-lo ou mantê-lo no silencioso ou no “vibra”  apenas para atender às chamadas realmente importantes. Além disso, é importante definir períodos para ler mensagens de aplicativos e redes sociais.

 

Vale lembrar que, se parar para atender a todas as ligações ou ler mensagens enquanto está concentrado no trabalho ou estudo, por exemplo, seu cérebro precisará de, em média, 23 segundos para voltar para a tarefa original, segundo matéria publicada pelo Wall Street Journal.

Parece pouco, mas observe quantas vezes você é interrompido em suas atividades e multiplique pelo tempo necessário para voltar a se concentrar e descubra quantos minutos estão sendo desperdiçados só neste primeiro item.

 

E-mails e Ligações

Considerando que seu filtro de spam seja bom, os e-mails que entram na sua caixa de entrada sempre têm solicitações e informações importantes. O mesmo acontece com as ligações que, geralmente, requerem atenção para demandas necessárias.

Porém, quando você interrompe suas atividades para resolver as demandas geradas por esses dois canais, seu dia provavelmente terminará sem que o item planejado tenha sido concluído.

 

Por isso, é importante que sejam definidos períodos dentro da sua rotina para acessar os e-mails e respondê-los, resolver o que for rápido e fácil e informar ao remetente o tempo necessário para demandas mais complexas, acrescentando-as a sua lista de tarefas.

Quanto às ligações, sempre que possível, retorne no período do intervalo de suas atividades.

 

Sites de Notícias e Redes Sociais

Por esses, provavelmente, você já esperava. Fato é que não são poucas as vezes que você acessa a internet para buscar uma informação e, quando para, percebe que já se foram preciosos minutos…

 

As redes sociais, bem como vídeos e jogos, são ladrões de tempo poderosos e popularmente conhecidos. Além de ter períodos determinados para acessá-los é importante estabelecer quanto tempo permanecerá nelas. Outra dica importante é a de mantê-las desconectadas, dessa forma reduzirá o risco de ser atraído por um alerta de mensagem, de novo post, etc.

Organizacionais

Ladrões do tempo geram prejuízos, mas são nas empresas que esses danos são ainda mais contabilizados. Mas será que sua empresa está atenta aos fatores que estão levando a produtividade dos colaboradores para o vermelho?

 

Falta de organização

As empresas lidam com volume considerável de informações e documentos que precisam ser organizados de modo claro. Quando o profissional gasta mais tempo que o necessário acessando vários arquivos para chegar a uma informação ou procurando documentos físicos, está desperdiçando minutos preciosos.

O mesmo acontece com processos internos e externos que são repetitivos e custam horas de trabalho.

 

A tecnologia é uma excelente aliada para a modernização dos processos organizacionais e gera economia de tempo, espaço e, por consequência, dinheiro.

Existem no mercado inúmeras soluções tecnológicas que podem facilitar, e muito, o dia a dia da sua empresa. E, caso tenha necessidade específica, é possível encontrar fornecedores que desenvolvam sistemas adequados para automatizar processos, resultando em maior eficiência e liberando os colaboradores para atividades mais lucrativas.

 

Tecnologia Ultrapassada

Sistemas e softwares precisam de upgrade periodicamente. Quando eles ficam ultrapassados, deixam de ser um facilitador e passam a ser um eficiente ladrão do tempo. Sem atualizações a performance é reduzida, fica mais suscetível a bugs no sistema operacional, pode provocar perdas de dados, facilitar o acesso de cibercriminosos e, frequentemente, provoca impaciência dos colaboradores.

 

Você já passou por uma situação parecida?

Tempo de trabalho não gasto com trabalho

Quanto tempo, por exemplo, sua equipe de atendimento dedica efetivamente atendendo? Quantas horas são gastas com burocracias internas e processos manuais?

 

Revisar os processos da empresa identificando aqueles que podem ser automatizados contribui para melhorar os processos. Melhora, também, a produtividade dos colaboradores em atividades que agreguem valor ao negócio e, na maioria dos casos, a satisfação dos clientes.

 

Interrupções de colegas de trabalho

Seja para trocar informações sobre o trabalho ou para tratar de qualquer outro assunto, a interrupção de um colega também gera a perda de concentração. Além do tempo dedicado à conversa, também serão necessários aqueles 23 segundos para retomar a concentração para atividade inicial.

 

Sendo assim, sempre que precisar de concentração para uma atividade, sinalize para os amigos. Fique indisponível na intranet, feche a porta ou, simplesmente, informe que não pode parar no momento solicitado.

 

Reuniões

Já participou de uma reunião da qual saiu sem entender o porquê ou para que ela aconteceu? Pois é, existem muitas reuniões que simplesmente roubam o tempo.

Antes de marcar uma reunião é necessário pensar se a questão não poderia ser resolvida com um e-mail ou ligação apenas. Caso a resposta seja negativa, é importante definir qual é o objetivo, qual o resultado precisa ser alcançado ao final e definir quem são os participantes essenciais. Excesso de pessoas pode facilitar para que a reunião seja improdutiva.

 

Para aumentar a produtividade da reunião é interessante que a pauta seja compartilhada com antecedência. Desta forma, os participantes podem analisar previamente o tema e já pensar em prováveis soluções.

 

Como você viu, é possível que algumas horas do seu dia estejam sendo roubadas, provocando essa sensação de ansiedade, minando sua energia e trazendo prejuízos, inclusive financeiros, para você e sua empresa.

Identificar os ladrões do seu tempo e adotar medidas efetivas para aumentar a sua produtividade trarão inúmeros benefícios, inclusive, tempo livre para você não fazer nada ou aproveitar para gastar com o seu hobby predileto.

 

Agora que já sabe como seu tempo está sendo roubado, confira essas dicas práticas de gestão de tempo e multiplique as horas do seu dia.

Na sua empresa alguma das situações descritas acontecem? Então compartilhe esse texto, quem sabe esse conhecimento compartilhado ajude a mudar hábitos e procedimentos, resultando em economia de tempo e maior eficiência para todos.