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Tempo: um recurso em extinção!

Você se reconhece nessa situação?

Há tantas tarefas a cumprir que faltam “horas no relógio” para poder dar conta de tudo? Ou está complicado conciliar os momentos de lazer em família com a agenda de trabalho?

Você não está sozinho! Basta abordar o assunto em uma roda de amigos e verá rapidamente que todos, ou, no mínimo, a maioria compartilha da mesma opinião.

Vários fatores contribuem para que se tenha a percepção de que o tempo está cada vez mais curto. Entre eles a idade, quantidade de tarefas e responsabilidades que precisam ser executadas, além da contribuição da tecnologia para o aumento dessa sensação de escassez.

Reflexão rápida:

Há 20 anos, para falar com um amigo, parente, cliente ou fornecedor, o meio mais rápido era telefone fixo (que por sinal, custava caro) ou fax,  ou, para os mais modernos, uma mensagem por Pager (lembra-se dele?).

Hoje é comum o uso de e-mail e, se a pessoa não responde em uma hora, provavelmente, entrará em ação o Whatsapp, SMS, Facebook, além de várias tentativas de chamada por áudio ou vídeo.

Você sabia que os brasileiros são totalmente adeptos às novas ferramentas de comunicação e que estão entre os campeões mundiais em tempo de permanência na rede? São 9 horas e 14 minutos, por dia, conectados, segundo dados de apurados pelas empresas Hootsuite e We Are Social, em 2018.

Fome de tempo

O escritor e filósofo Andrew James Taggart, autor do livro Money Rules for Simple Living (Regras Monetárias para uma Vida Simples), diz que a culpa não é só da tecnologia:

“Antes da industrialização, os trabalhadores eram mais livres para trabalhar de acordo com seus ritmos naturais ou sazonais. Com a chegada da indústria, foram submetidos às demandas brutais de tempo, precisando ser encaixados em padrões específicos e cumprir com as expectativas.”

Com a tecnologia a proporção de demanda aumentou, bem como os níveis dos padrões e a necessidade de atender às expectativas. Ou seja, hoje, o tempo é um recurso precioso e um inimigo implícito que deve ser subjugado.

O tempo é o principal ativo de todos os indivíduos, mas para que seja aproveitado da melhor forma, deve ser bem gerido.

Quer saber como fazer isso? Um dos primeiros passos é repensar o seu dia a dia.

A culpa é da rotina

Você já ouvir falar no Paradoxo das Férias?

Quando você está em férias ou viajando para algum lugar diferente, já aconteceu de, depois de ter passeado bastante ou ter ficado horas de frente para o mar, ter a sensação de que o tempo pareceu mais longo?

Essa percepção é explicada por uma série de estudiosos, entre elas a psicóloga britânica Claudia Hammond, autora de Time Warped: Unlocking the Mysteries of Time Perception (Tempo retorcido: desvendando os mistérios da percepção temporal). Ela destaca que buscar fugir da rotina no dia a dia é uma alternativa eficiente para “esticar” o tempo.

É claro que, na maioria dos casos, não é possível dedicar-se a momentos de lazer e diversão todos os dias, mas é possível sair da rotina ao fazer as mesmas coisas de formas diferentes do habitual, inclusive no trabalho, contribuindo para que alguns dias se destaquem diante dos demais.

Pensando nisso, preparamos algumas dicas para que você otimize a sua rotina de uma nova maneira.

Faça um planejamento

Parece básico, mas este é o primeiro, e essencial, passo para aqueles que buscam ter êxito.

Assim como em qualquer tipo de gerenciamento, a gestão do tempo deve começar com um bom planejamento. Isso facilitará a organização das horas para que não haja necessidade de levar trabalho para casa ou ultrapassar o tempo programado, o que pode resultar no comprometimento de toda a sua agenda e impactar outros compromissos ou áreas da vida.

Utilize métodos de gestão do tempo

Seja em forma de aplicativos para celular ou computador, planilhas, gestão feita no papel… existem vários métodos de fazer a gestão do seu tempo. As duas mais populares você confere aqui:

·         Pomodoro

A metodologia estimula o foco e pode melhorar a agilidade do cérebro.

Desenvolvida no final dos anos 1980 por um universitário italiano, com uma premissa bem simples: a divisão de fluxos de trabalho em intervalos de tempo.

Para isso, basta listar as tarefas do dia e determinar o tempo para a realização delas. É recomendado que elas sejam definidas com duração de 25 minutos cada, com um intervalo de 5 minutos. E, a cada 4 Pomodoros faça uma pausa mais longa, de 30 minutos.

Nos intervalos, dedique-se a atividades distintas, que não estejam ligados aos afazeres. Essa técnica ajuda a aumentar (muito!) sua produtividade e habilidade de gerenciar o tempo.

Além de evitar a procrastinação, a Técnica Pomodoro incentiva na organização ao eleger quais tarefas são prioridades. Esse é um processo essencial para gerenciamento do tempo tanto para trabalho quanto para estudos, pois também impede de esquecer quais atividades precisam ser feitas.

·         GTD: o método Getting Things Done (GTD)

Ao utilizar o método GTD, você vai conseguir se lembrar de todos as suas demandas, sem se sentir sobrecarregado e estressado mesmo com um milhão de coisas para fazer.

Você precisa seguir 4 passos para fazer as coisas acontecerem:

  1. Coletar

Anotar absolutamente tudo o que é necessário fazer. Essa primeira lista é chamada de “Caixa de Entrada”. Coloque todas as suas obrigações, atividades, tarefas, projetos, objetivos, locais que quer conhecer, ideias – tudo o que requer sua atenção.

  1. Organizar

Organize as suas tarefas e projetos de acordo com o contexto de cada uma delas. Alguns exemplos de contextos:

  1. Trabalho
  2. Pessoal
  3. Viagem

Isso vai deixar as coisas mais fáceis de serem encontradas e facilitará que você verifique o que precisa ser feito em cada um dos contextos.

 

  1. Processar

Agora você vai “processar” essa lista, ou seja, decidir o que fazer com cada uma das atividades que capturou.

Para os itens que não demandam ação, você irá:

  • Descartar aquilo que, na verdade, você sabe que não vai fazer e só coletou no calor do momento;
  • Colocar em uma nova lista chamada “algum dia/talvez” os projetos que você pretende realizar, mas não tem prazo definido (por exemplo, almoçar no restaurante X, aprender a tocar Harpa, etc.);
  • Colocar em outra lista de Referências tudo aquilo que você quer guardar para consultar no futuro, como assistir a algum filme, artigos inspiradores, livros que você ainda quer ler…

Para os itens que demandam ação você irá:

Criar uma nova lista e se alguma tarefa leva menos de dois minutos, não espere. Faça já e elimine-a de uma vez.

Agora, se a tarefa requer mais de 2 minutos, você tem três opções:

  • Delegar a tarefa para a pessoa responsável.
  • Agendar a realização: marque o dia e horário específicos para a realização daquela tarefa.
  • Se a tarefa for muito grande, transforme-a em um Projeto.

Projetos são coisas que você não consegue fazer numa tacada só. Por isso, você quebra em ações menores. Se não fizer isso, você vai passar os dias nervoso e frustrado por não conseguir finalizar tudo de uma só vez.

 

  1. Revisar

Faça uma revisão periódica — de preferência diária ou 1x por semana — de todas as suas tarefas, compromissos e projetos organizados. Reavalie as prioridades, acrescente as novas obrigações e confira os itens delegados.

Dica: Para você realmente garantir que vai fazer a revisão, agende ela no seu calendário.

  1. Agora

De nada vai adiantar se você não fizer as tarefas. Por isso, faça as tarefas conforme a sua agenda já planejada e na categoria de próximas ações. Com isso, você vai se tornar uma máquina de produtividade!

 

A gente sabe que mudar a rotina, fazer coisas de forma diferente e ser uma pessoa mais regrada com a gestão do seu tempo talvez não sejam pontos que você vai dominar de uma hora para outra (olha o tempo aqui de novo!). Mas, com esse post, esperamos que você consiga dar os primeiros passos para superar os desafios diários causado pela falta de tempo.

Tem algum método que não mencionamos e que você já utiliza? Já testou algum deles? Tem alguma sugestão? Deixe seu comentário aqui embaixo.

Até breve =)